■ フィールドにルックアップを設定する (2000,2002,2003, 2007)
テーブルの評価、性別などのフィールドにルックアップを設定すると、データ入力時ルックアップテーブルからフィールドの値を選択することができます。これにより、不正データが入力されるのを防止することができると伴に、使い勝手のよいデータ入力フォームを作成することができます。
ここでは、新規テーブルを作成して評価と頻度のフィールドにルックアップを設定します。
1. 新規データベース作成
Accessを起動したらツールバーから新規作成のアイコン
をクリックして、作業フォルダworkに新規データベースW031.mdbを作成します。
2. 新規テーブル作成
データベースウィンドウのオブジェクトから[テーブル]を選択したら右側のショートカットから[デザインビューでテーブルを作成する]をダブルクリックします。テーブルのデザインビューが表示されたら、１行目のフィールド名に｢ID｣を入力します。データ型のドロップダウンリストから[オートナンバー型]を選択します。同様の手順で、表に示すようなフィールドを追加します。
表 フィールドのデータ型/サイズおよびプロパティ
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フィールド名 |
データ型/サイズ |
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ID |
オートナンバー型 |
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評価 |
テキスト型/1 |
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頻度 |
テキスト型/1 |
フィールド名IDの左側のレコードセレクターをクリックして行を選択したら、ツールバーから主キーのアイコン
をクリックします。ツールバーから上書き保存のアイコン
をクリックして｢tblルックアップ｣の名称で保存します。
図 新規テーブル｢tblルックアップ｣を作成して保存
3. 評価のフィールドにルックアップ設定
テーブルのフィールド名評価のデータ型から[ルックアップウィザード…]を選択します。｢ルックアップウィザード｣の1ページ目が表示されたら、[表示する値をここで指定する]のラジオボタンをクリックします。[次へ]のボタンをクリックして、2ページ目に移動します。
図 ルックアップウィザード (1/3)
｢ルックアップウィザード｣の2ページ目が表示されたら、Col1に｢A～E｣を入力して[次へ]のボタンをクリックします。
Tip
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ルックアップの列幅を自動調整する
ルックアップの列幅を入力した値の長さに合わせて自動調整するには、Col1の右端にマウスを移動してマウスの形状が左右の矢印（⇔）に変化したらダブルクリックします。 |
図 ルックアップウィザード (2/3)
｢ルックアップウィザード｣の3ページ目が表示されたら、[完了]ボタンをクリックします。
4. 頻度のフィールドにルックアップ設定
テーブルのフィールド名頻度のデータ型から[ルックアップウィザード…]を選択します。｢ルックアップウィザード｣の1ページ目が表示されたら、[表示する値をここで指定する]のラジオボタンをクリックします。[次へ]のボタンをクリックして、2ページ目に移動します。「ルックアップウィザード」の2ページ目が表示されたら、リストの列数に「2」を入力します。１行目のCol1に「D」、Col2に「日次」を入力します。同様の手順で、２行目に「M」、「月次」、３行目に「Y」、「年次」を入力します。[次へ]のボタンをクリックして、3ページ目に移動します。
図 ルックアップウィザードからCol1とCol2の値入力
「ルックアップウィザード」の3ページ目が表示されたら、選択可能なフィールドから[col1]を選択して[次へ]のボタンをクリックします。4ページ目が表示されたら、[完了]ボタンをクリックしてウィザードを終了します。
5. ルックアップの確認
ツールバーからデータシートビューのアイコン
をクリックして、テーブルのデータシートを表示します。評価のフィールドをクリックしてルックアップテーブルが表示されるか確認します。頻度のフィールドをクリックすると、ルックアップテーブルに列1（D,M,Y）と列2(日次、月次、年次)が表示されます。
図 頻度のルックアップテーブルに列1と列2が表示された例
6. 頻度のルックアップの列１(Col1)を隠す
ツールバーからデザインビューのアイコン
をクリックして、テーブルのデザインビューに切り替えます。フィールド名から頻度をクリックして、フィールドプロパティを表示します。フィールドプロパティの[ルックアップ]タブをクリックして切り替えたら、列幅を「0cm;2cm」に書き換えます。
図 ルックアップのCol1の列幅を0に設定
ツールバーからデータシートビューのアイコンをクリックして切り替えたら、頻度のルックアップを表示して列1(D,M,Y)が表示されないことを確認します。
図 頻度のルックアップに列1を表示しないように設定した例
●解説
テーブルに評価、頻度などのフィールドを追加するときは、ルックアップを設定するとデータを入力するとき、ルックアップテーブルから値を選択することができます。頻度のルックアップのように列1(D, M, Y)を隠して、列2(日次、月次、年次)のみ表示するように列幅を調整すると、さらに使いやすくなります。
ルックアップテーブルに表示する件数が2～3件のときは、直接値を指定しても問題ありませんが、件数が多いときは新規のテーブルにデータを格納して、ルックアップにテーブルの値を表示します。
テーブルのフィールドにルックアップを設定すると、フォームにルックアップが自動的に反映されます。複数のフォームを作成するときは、フォームにコンボボックスを作成する代わりに、テーブルにルックアップを設定すると作業を省力化できます。